L’Assistante Exécutive est le bras droit administratif du Directeur Général. Elle assure la gestion quotidienne du bureau de direction, la coordination interne entre les départements, et la confidentialité des informations. Elle représente également l’image et la rigueur de la direction auprès des clients, partenaires et collaborateurs.
Service : Direction Générale · Rattachement : GM · Lieu : Sheraton Annaba Hotel
Descriptif du poste
Mission essentielle du poste
Activités du poste
Tâches principales
- Gérer l’agenda du General Manager : rendez-vous, réunions, déplacements, conférences.
- Filtrer et organiser les communications (emails, appels, correspondances).
- Préparer les rapports, présentations, documents internes et externes.
- Assurer la rédaction, la relecture et la diffusion de documents confidentiels.
- Accueillir les visiteurs, partenaires, clients VIP et représentants institutionnels.
- Coordonner les signatures et validations administratives (contrats, budgets, RH…).
- Assurer la liaison entre le General Manager et les chefs de départements.
- Participer à la préparation des réunions de direction (Executive Meetings, Department Heads Meetings……).
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions.
- Assister le GM dans le suivi des projets internes et des plans d’action stratégiques.
- Suivre les KPI de performance (Guest Satisfaction, QA, Brand Audit, résultats financiers).
- Gérer les correspondances officielles de l’hôtel et du GM avec Marriott Corporate, les clients et les institutions locales.
- Assurer une communication fluide et professionnelle entre la direction et les équipes.
- Organiser certains événements internes (réunions, célébrations du personnel, visites officielles).
- Maintenir à jour les fichiers confidentiels et les bases de données du management.
- Respecter la confidentialité des informations sensibles relatives à l’hôtel ou au personnel.
- Gérer les commandes de fournitures de bureau pour la direction.
- Participer ponctuellement à des projets spéciaux à la demande du GM.
Tâches secondaires
- Effectue toute autre tâche que lui confie son responsable hiérarchique
Profil du poste
Compétences de base
- Accueil
- Travail d’équipe
- Qualité de travail
- Quantité de travail
- Fiabilité
- Communication
- Sécurité et prévention des pertes
- Gestion de la qualité totale
- Initiative
Compétences spécifiques
- L’employé doit justifier des connaissances et habilités suivantes :
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
- Très bonnes compétences organisationnelles et gestion des priorités.
- Sens aigu de la discrétion, de la diplomatie et de la confidentialité.
Standards de qualification
Formation
- Formation Bac+3 à Bac+5 en administration, management hôtelier ou secrétariat de direction.
Expérience
- Expérience confirmée (3 à 5 ans) dans un poste similaire, idéalement dans l’hôtellerie internationale.
Relations du poste
Relations internes
- General Manager, Executive Committee, Chefs de département, équipe RH, Finance.
Relations externes
- Clients VIP, partenaires institutionnels, fournisseurs, Corporate Marriott, médias
- CONDITIONS D’EXERCICE
- Horaires variables selon les besoins de la direction.
- Poste basé au bureau de direction avec présence requise sur site.
- Confidentialité absolue et disponibilité exigée.
Présentation (grooming)
- Tous les employés doivent conserver une apparence nette, propre et bien présentable selon les standards Marriott. Uniforme et présentation irréprochable exigés