Collecter de toutes les recettes, et le faire le dépôt en banque conformément aux directives
Service : Finances · Rattachement : Internal control manager – income auditor - DOF · Lieu : Sheraton Annaba Hotel
Descriptif du poste
Mission essentielle du poste
Les responsabilités de base du Caissier Général incluent le ramassage de toutes les recettes journalières, le dépôt en banque quotidiennement de toutes les recettes, cash, devises, chèques
Le Caissier Général pourra également être appelé pour donner un support concernant les la tenue des dossiers des fournisseurs étrangers et faire le suivi avec les différentes administrations concernées par ce volet de payement international
Activités du poste
Tâches principales
- Collecter et compter (en présence d'un témoin) le contenu de toutes les enveloppes recettes journalières des caissiers.
- Recevoir la liste et les chèques reçus le jour même par la poste ou tout autre moyen (en principe de la secrétaire du Directeur Général),
- Enregistrer sur le rapport journalier toutes les recettes de la veille et inclure sur le rapport déposit journalier tous les chèques reçus par poste et les espèces.
- Préparer et déposer les recettes journalières à la banque, accompagné d’un agent de sécurité.
- Préparer le rapport journalier Caissier Général
- Approvisionner tous les caissiers avec de la monnaie en incluant un supplément en cas de long week-end ou d'occasions spéciales telles que fêtes, Aïds …etc…
- Rembourser les caissiers pour tous les débours faits par eux, après vérification et validation de l’Income Auditor
- Procéder à des contrôles inopinés pour vérifier les fonds de caisse des caissiers et GSA. Ce comptage doit être couvert à cent pour cent.
- Un état de différence de caisse (short and over) doit être préparé mensuellement et approuvé par le Directeur Financier
- Tester l’alarme de sécurité au moins une fois par mois. Dans le cas d’une défaillance, il doit notifier par écrit le Directeur Financier et le Directeur Technique.
- Le Caissier Général doit tenir quotidiennement un état de son fond de caisse
- En cas d’encaissement direct par le Caissier Général, ce dernier doit délivrer un reçu prénuméroté.
En cas de règlement cash de quelques rémunérations, les montants non encaissés par les intéressés doivent être reversés à la banque, le reçu de reversement doit être accompagné de la liste des personnes qui n’ont pas encore récupérer leur dû.
- Préparer l'enveloppe du caissier général avec les documents suivants :
- États des encaissements City Ledger
- Rapport "Short & Over" Approuvé
- Preuve de dépôt en banque (Cash)
- Preuve de dépôt en banque (Checks)
- Preuve de dépôt en banque (Devises)
- L’enveloppe journalière doit être remise à la fin de chaque journée à l’Income Auditor.
Tâches secondaires
Selon les décisions prises par la hiérarchie, le caissier général procédera a la préparation du dossier de paiement des fournisseurs étrangers, sa responsabilité est de préparer toutes les lettres de payement et faire le suivi auprès de services fiscaux et la banque jusqu’à l’exécution du transfert.
- Effectue toute autre tâche que lui confie son responsable hiérarchique
Profil du poste
Compétences de base
- Accueil
- Travail d’équipe
- Qualité de travail
- Quantité de travail
- Fiabilité
- Communication
- Sécurité et prévention des pertes
- Gestion de la qualité totale
- Initiative
Compétences spécifiques
- L’employé doit justifier des connaissances et habilités suivantes :
- Maîtrise des systèmes de gestion hôtelière (Opera, Micros, etc.) et outils bureautiques (Excel, Word).
Standards de qualification
Formation
- Niveau Universitaire, idéalement en comptabilité, gestion ou domaine financier.
Expérience
- Minimum 2 années d’expérience dans un poste similaire.
Relations du poste
Relations internes
- Front Office – Direction des finances et comptabilité
Relations externes
- Banque
- CONDITIONS D’EXERCICE
- Poste basé dans un bureau dédié, équipé pour assurer confidentialité et concentration.
- Présence d’un système de vidéosurveillance dans la zone caisse pour garantir la sécurité des fonds et des opérations.
Présentation (grooming)
- Tous les employés doivent conserver une apparence nette, propre et bien présentable selon les standards Marriott. Uniforme et présentation irréprochable exigés
Au début de son shift, le Caissier Général accompagné d'un témoin procédera à la collecte des enveloppes déposées dans le coffre-fort de la Réception. Il procédera à l'ouverture des coffres et prendra les enveloppes une par une. Un rapprochement avec le registre de drop doit être faite sur place et en présence du témoin.
- Le nombres des enveloppes récupérées doit être mentionné sur le registre de drop
Le Caissier Général, toujours accompagné d’un témoin, se rendra à son bureau où les enveloppes contenant l’argent seront déposées. Le contenu de chaque enveloppe sera compté par le Caissier général et vérifié par le témoin présent lors de l’opération. Chaque article se trouvant dans l’enveloppe sera vérifié et coché.
Si le contenu des enveloppes diffère des totaux indiqués sur l’enveloppe, le responsable du service concerné devra être avisé immédiatement. Un rapport sur la différence sera préparé et signé par le Caissier Général et le témoin.
- La clef ou la combinaison du coffre du caissier Général ne seront qu’en possession du Caissier général.
- Dès que le coffre de dépôt d’enveloppes est fermé après son passage l’accès au coffre est interdit à toute personne, incluant le caissier général
- Toutefois et en cas d’urgence, l’accès pourrait être effectué en présence du Directeur Financier.
Dans le cas d’un circonstance spéciale tel que clôture mensuelle durant le week-end, le Caissier Général doit obtenir une autorisation écrite du Directeur Financier pour accéder au coffre.
Afin d’éviter des pertes d’argent, les GSA (ou les caissiers) doivent se faire rembourser les « due back » pendant les heures de travail du Caissier Général dans son bureau (les horaires seront en fin de shift pour les employés du matin et en début de shift pour ceux de l’après-midi). Dans le cas où il n’est pas possible de traiter directement avec le Caissier général, les « due back » seront remis par le caissier Général au chef de service contre une décharge